01 / Postfach
Jeden Tag zwei Stunden für Standard-Antworten?
Heute
2 h täglich
Mit KI
Ø 80 % automatisch
Anfragen werden klassifiziert, beantwortet oder mit Terminvorschlag versehen. Der Rest landet sortiert auf Ihrem Tisch.
KI-Integration für KMU
KI, die sich
rechnet.
Wir finden die Routine-Aufgaben, die Ihr Team die meiste Zeit kosten, und automatisieren sie mit KI. Nicht alles, sondern genau das, was sich nachweislich lohnt.
- Standard-Module ab 2 Tagen live
- Hosting in der EU
- DSGVO-konform
Potenzialanalyse
Beispielbetrieb · 5 Mitarbeiter
Stunden
pro Woche
E-Mail-Anfragen beantworten
KI-Mailbeantworter
10→2 h
Belege erfassen & kontieren
Beleg-OCR
4→0,5 h
Angebote schreiben
Angebots-Generator
3→0,5 h
Beratung beim Kunden
Bleibt beim Menschen
6 h
Freigespielt
0 hpro Woche
Knapp zwei Arbeitstage, jede Woche. Die Beratung bleibt, wo sie hingehört.
- Ø ROI im ersten Jahr unserer Projekte
- 3,2×
- Ø ROI im ersten Jahr unserer Projekte
- pro Woche eingespart, im Schnitt pro KMU
- 14 h
- pro Woche eingespart, im Schnitt pro KMU
- bis ein Standard-Modul wie der Mailbeantworter läuft
- 2 Tage
- bis ein Standard-Modul wie der Mailbeantworter läuft
Das PotenzialWo in Ihrem Betrieb
Wo in Ihrem Betrieb
die Zeit verschwindet.
In fast jedem KMU sind es dieselben drei Zeitfresser. Sie sind lästig, wiederholen sich täglich und lassen sich heute zuverlässig automatisieren.
02 / Firmenwissen
Wissen verteilt auf tausend PDFs?
Heute
3 Tage Suche
Mit KI
30 Sekunden
Ihr Team fragt Dokumente in normaler Sprache ab und bekommt die Antwort mit Quellenangabe.
03 / Datenübertragung
Daten von A nach B abtippen?
Heute
Copy & Paste
Mit KI
Gestrichen
Bestellung, Lieferschein, Rechnung, Buchhaltung: Wir verbinden Ihre Tools, die KI füllt die Lücken.
Unsere MethodeErst messen.
Erst messen.
Dann automatisieren.
KI ist kein Selbstzweck. Wir starten mit einer nüchternen Analyse Ihrer Abläufe und bauen nur, was sich in Stunden und Euro messen lässt. Standard-Module laufen in wenigen Tagen, individuelle Lösungen je nach Umfang.
Tag 1
Prozess-Analyse
30 Minuten bei Ihnen oder online. Wir finden die teuersten Routine-Aufgaben und prüfen, wo KI Sinn macht und wo nicht.
30 Minuten · kostenlos
Woche 1
Schriftliche Roadmap
Welches Modul zuerst, was es bringt und wann es läuft. Schwarz auf weiß, bevor Sie sich entscheiden.
3 bis 5 Tage
Woche 2 bis 3
Bau & Test
Wir bauen, integrieren und testen mit Ihren echten Daten. Sie sehen früh, ob es funktioniert.
10 bis 14 Tage
Woche 4
Live & Schulung
Go-Live mit Beobachtungsphase und Schulung Ihres Teams. 14 Tage Anpassungs-Support inklusive.
5 bis 7 Tage
„FDM hat nicht versucht, uns alles auf einmal zu verkaufen. Wir starteten klein, sahen den Effekt, bauten aus. So macht man das.“
Aus der PraxisFünf Betriebe.
Fünf Betriebe.
Fünf Engpässe gelöst.
Konkret und mit Zahlen. Wählen Sie eine Branche, vielleicht ist Ihre dabei.
Installateur, Wien · 5 Mitarbeiter
Der Chef beantwortete bis 22 Uhr noch Anfragen.
Unsere Lösung: Mailbeantworter mit Terminvorschlägen, Chatbot auf der Website und ein Workflow vom Auftrag bis zur Rechnung.
KI-MailbeantworterEvent-WorkflowsTermin-Assistent
- Termin-Buchungen
- +62 %
- Termin-Buchungen
- pro Woche gespart
- 12 h
- pro Woche gespart
- bis zur Amortisation
- 3,4 Mo
- bis zur Amortisation
- Ø Antwortzeit vorher
- 6 h
- Ø Antwortzeit jetzt
- 90 s
- Buchungen außer Bürozeit
- +38 %
LeistungenZwölf Bausteine.
Zwölf Bausteine.
Kombiniert nach Bedarf.
Jedes Modul ist erprobt und in Tagen statt Monaten live. Wir starten mit dem, das am meisten Zeit zurückgibt, und bauen von dort aus.
01 / KommunikationLive in 2 Tagen
KI-Mailbeantworter
Eingehende E-Mails werden klassifiziert, beantwortet oder weitergeleitet, im Stil Ihrer Firma und mit Zugriff auf Ihre Daten. Antworten gehen automatisch raus oder warten auf Ihre Freigabe.
Eingang · 14:32
Anfrage Sanitärinstallation. Können Sie nächste Woche im Bezirk Mariahilf einen Termin machen?
Antwortentwurf · 1,2 s
Sehr gerne. Mittwoch 14:00 oder Donnerstag 09:30 wären frei. Eine kurze Antwort genügt zur Bestätigung.
03 / Wissen14 Tage
Dokumenten-Assistent
Ihr Team fragt das Firmenwissen in normaler Sprache ab. Jede Antwort mit Quellenangabe.
Frage
Welche Garantie gilt für Modell X?
Antwort
24 Monate, ausgenommen Verschleißteile.
Quelle: AGB § 7
05 / Dokumente12 Tage
Rechnungs- & Beleg-OCR
Ein Foto reicht. Lieferant, Betrag und Steuer werden erkannt, kontiert und an die Buchhaltung übergeben.
LieferantMustermann GmbH
Betrag · USt248,90 € · 20 %
KategorieBüro
Übergabe RZL/BMDerledigt
06 / Vertrieb10 Tage
Angebots-Generator
Aus einem Briefing-Anruf oder einer E-Mail entsteht das erste Angebot, mit Ihren Preislisten und in Ihrem Layout.
Bisher
90 Min
Mit KI
5 Min
02 / Website
KI-Chatbot
Auf Ihre Inhalte abgestimmt. Beantwortet Standardfragen und übergibt warme Leads an Sie.
7 Tage
04 / Prozess
Event-Workflows
Wenn X passiert, passiert Y. Tools verbunden, Logik abgebildet, ohne dass jemand daran denken muss.
5 bis 10 Tage
07 / Termine
Termin-Assistent
Buchung direkt aus E-Mail, Chat oder WhatsApp. Vorbereitung und Erinnerung automatisch.
5 Tage
08 / Leads
Lead-Qualifizierung
Anfragen werden bewertet, um Firma, Branche und Größe ergänzt und sortiert vorgelegt.
7 Tage
09 / Content
Übersetzungs-Pipeline
Website, Produkte und Dokumente in fünf und mehr Sprachen, fachlich korrekt mit Glossar.
8 Tage
10 / Marketing
Content-Engine
Newsletter, Social-Posts und Blog zu Ihren Themen. Die KI plant, Sie geben frei.
10 Tage
11 / Medien
Bild-Pipeline
Produktfotos freistellen, optimieren und in den Shop einspielen. Sekunden statt Minuten.
5 Tage
12 / Individuell
Maßgeschneidert
Ihr Prozess passt in keine Schublade? Beschreiben Sie ihn, wir bauen die Lösung.
Auf Anfrage
Der Mailbeantworter war in 2 Tagen live. Seither beantworte ich abends keine Anfragen mehr, die KI macht das im Stil unserer Firma. Mein Sonntag gehört wieder mir.
Wir hatten Belege im Schuhkarton. Heute fotografiert mein Polier, fertig. Drei Tage Buchhaltung pro Monat sind weg. Die Investition war nach drei Monaten amortisiert.
Aus unserem Produkt kiato
Rechnungen, die sich selbst sortieren.
Rechnungen kommen als PDF, E-Rechnung oder nur als Betrag im Mailtext, verteilt auf mehrere Postfächer. kiato erkennt sie alle, erfasst die Daten und legt sie ab. Sie prüfen nur noch, was eine Entscheidung braucht. So bauen wir KI: mit klaren Grenzen und dem Menschen am Steuer.
- 01
Jedes Format
PDF-Anhang, ZUGFeRD, XRechnung oder nur ein Betrag im Mailtext. kiato erkennt Lieferant, Nummer, Datum, Betrag, Fälligkeit und Währung.
- 02
Prüfen statt blind buchen
Bei abweichendem Betrag oder unsicherer Erkennung landet die Rechnung in der Prüfung, mit dem Original-Beleg direkt neben den Feldern.
- 03
Regeln in Alltagssprache
Sie schreiben, was passieren soll, statt etwas zu konfigurieren. Liest kiato einen Lieferanten falsch, genügt ein Hinweis, und es merkt sich das.
- 04
Vertrauen Schritt für Schritt
Neue Abläufe starten als Vorschlag, Sie geben frei. Erst wenn Sie wochenlang unverändert freigeben, schlägt kiato vor zu automatisieren, innerhalb Ihrer Grenzen.
- 05
Weitergabe auf Klick
Die Belege des Monats gehen als DATEV-Buchungsstapel oder Excel mit Belegen an Steuerberatung oder Buchhaltung.
- Rechnungseingang auf kiato.at ansehen
Rechnungseingang
Beispiel
Ihre Regel
„Rechnungen unter 200 € direkt ablegen, alles darüber an mich.“
- PDF
Stadtwerke
Ihre Rechnung Oktober · PDF
184,20 €
neu
- XML
Weber & Sohn
Rechnung 2026-0417 · XRechnung
1.240,00 €
neu
Prüfung · Weber & Sohn
über 200 €, wartet auf Sie
- Lieferant
- Weber & Sohn
- Rechnungsnr.
- 2026-0417
- Datum
- 08.10.2026
- Fällig
- 22.10.2026
- Betrag
- 1.240,00 €
Oktober an die Steuerberatung
DATEV-Buchungsstapel · Excel mit Belegen
bereit
Datenschutz
Ihre Daten bleiben in Europa. Punkt.
- Keine Daten verlassen Europa, schriftlich zugesichert
- Hosting in Deutschland oder Österreich
- ISO-zertifiziertes Rechenzentrum
- EU-konforme Sprachmodelle
- Datenschutz-Folgenabschätzung
- Auftragsverarbeitungs-Vertrag
- Audit-Logs verfügbar
- Kein Training auf Ihren Daten
Häufige Fragen
Ehrliche Antworten.
Ihre Frage ist nicht dabei? Im Erstgespräch beantworten wir sie persönlich.
Wir sind eine kleine Firma. Lohnt sich KI für uns überhaupt?
Gerade für KMU ist KI heute attraktiver denn je: Sie müssen kein eigenes Modell trainieren und kein Data-Science-Team aufbauen. Ein einzelnes Modul amortisiert sich oft in 3 bis 6 Monaten, wenn es richtig gewählt ist. Genau das prüfen wir im kostenlosen Workshop.
Was passiert mit unseren Daten? Trainieren wir damit OpenAI?
Nein. Wir setzen ausschließlich auf Modelle, die nicht auf Ihren Daten trainieren. Hosting in DE/AT, EU-konforme Endpunkte. Sie bekommen einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag und auf Wunsch eine Datenschutz-Folgenabschätzung.
Was, wenn die KI Unsinn antwortet?
Jedes Modul wird auf Ihren Daten getestet, bevor es live geht. Antworten lassen sich auf Wunsch zur Freigabe vorlegen, statt sie direkt zu verschicken. Bei Wissensabfragen geben wir immer die Quelle aus, so werden Fehler sofort sichtbar.
Verlieren Mitarbeiter dadurch ihren Job?
Unsere Erfahrung: Nein. Was wegfällt, sind die ungeliebten Routine-Aufgaben wie Daten kopieren, Standard-Mails tippen oder Belege abtippen. Ihr Team kann sich auf das konzentrieren, wofür es eigentlich da ist.
Wir nutzen schon RZL, BMD, SAP oder Lexware. Geht das?
In der Regel ja. Wir verbinden uns über offizielle APIs oder, wo nötig, über Datei-Schnittstellen (CSV, XML, EDIFACT). Im Workshop prüfen wir Ihre Tool-Landschaft und sagen Ihnen verbindlich, was geht.
Was, wenn nach drei Monaten klar ist: Das bringt nichts?
Bei den einmaligen Modellen (A/B) gehört Ihnen die Lösung. Sie können sie weiter betreiben oder einstellen, ohne weitere Kosten. Bei Modell C (Service) ist die Mindestlaufzeit 36 Monate. Aber: Im Workshop versuchen wir gar nicht erst, Module zu verkaufen, die für Sie keinen Sinn ergeben. Lieber kein Projekt als ein schlechtes.
Kostenlose Potenzialanalyse
In 30 Minuten wissen Sie, wo Ihr Potenzial liegt.
Vor Ort oder online. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, wo KI in Ihrem Betrieb Zeit spart, und wo nicht.